Las empresas periódicamente limpian la casa y destruyen documentos, eliminan correos electrónicos y limpian los discos duros. Pero quizás usted se pregunte: "¿Cuándo es seguro destruir documentos comerciales?" La respuesta es: está permitido destruir documentos y eliminar archivos informáticos, a menos que cuando tuvo lugar la destrucción usted tenía el deber de preservar esa propiedad.
El deber de preservar puede surgir de una obligación contractual o de un requisito reglamentario, así como cuando la propiedad es o podría ser prueba en un proceso judicial vigente, pendiente o razonablemente previsible. La falta de conservación de documentos de esta última categoría puede dar lugar a un "expolio": la destrucción o la falta de conservación de pruebas. El estándar de expoliación, sin embargo, sigue sin resolverse.
Algunos tribunales no consideran que la destrucción de pruebas potenciales antes de que se presente una demanda sea expoliación, mientras que otros consideran que el deber de preservar surge cuando una parte debe razonablemente Sabemos que el litigio es inminente. Algunos tribunales suponen que la destrucción de documentos conforme a una política de la empresa es inocente, mientras que otros cuestionan si se activó el deber de preservar independientemente de dicha política.
Por supuesto, nunca se debe destruir ningún documento, ya sea un registro en papel o electrónico, con la intención de impedir que un posible litigante lo descubra. Si le preocupa que un documento pueda exponer a una de las partes a responsabilidad, ya es demasiado tarde. Destruir un documento después de que surge el deber de preservarlo puede resultar en sanciones severas impuestas por el tribunal, la imposición de una "inferencia de expoliación" o la exclusión de pruebas por parte del tribunal (lo que puede inclinar la balanza a favor de la parte perjudicada). Por ejemplo, el tribunal puede ordenar al jurado que asuma que un documento destruido habría demostrado lo que afirma su adversario.
Es una buena práctica que una empresa adopte políticas de retención de registros que demuestren la destrucción regular de documentos. Unas políticas rutinarias razonables de destrucción de documentos respaldarían la posición de que la destrucción no fue un intento de purgar archivos de documentos incriminatorios. Algunos puntos clave a tener en cuenta al crear y mantener una política de retención de registros incluyen:
- Las políticas de retención de registros tienen límites. Los tribunales pueden dictaminar que un documento destruido de conformidad con la política de la empresa no escapa al deber de conservación cuando el litigio era previsible.
- Las políticas deben aplicarse de manera uniforme. No destruya registros al azar o en violación de la política de retención de registros de la empresa.
- Las políticas deben adaptarse razonablemente. Debe haber razones legítimas para la política y una justificación para la forma en que se programa la destrucción de los documentos.
- Las políticas deben considerar los requisitos administrativos o regulatorios de mantenimiento de registros. No es práctico establecer un período de conservación único para todos los documentos. Varias agencias gubernamentales exigen distintos períodos de tiempo, independientemente de si el litigio es razonablemente previsible.
- No se deben adoptar políticas con el propósito de eliminar evidencia potencial. Una empresa no puede adoptar una política de retención de documentos aparentemente neutral que tenga el efecto de deshacerse rápidamente de documentos potencialmente incriminatorios.
- Las políticas deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse cuando surge el deber de preservar. Deben existir salvaguardias adecuadas para que un ejecutivo o abogado pueda notificar rápidamente a la persona que supervisa la política de retención de registros sobre la necesidad de preservar registros que de otro modo podrían ser enviados a la trituradora.
Si no tiene una política de retención de registros y destruye registros que luego se vuelven relevantes para un litigio, puede resultarle difícil justificar su acción. Tener una política de retención de registros y luego, como con cualquier política, Siguelo – excepto cuando haya un aviso de conservación de documentos o razones para creer que es probable que se produzca un litigio sobre un tema. Si está interesado en desarrollar una política de retención de documentos, no dude en llamar para una consulta.
